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Coordinadora Administrativa Sucursal Valencia. Compañia Nacional, lider en el mercado en la comercialización y distribución de productos para Cirugía Ortopédica y Traumatología, Cirugía Artroscópica, Cirugía de la Columna, Fisioterapia y Rehabilitación y Otorrinolaringología, requiere de una Coordinadora Administrativa Sucursal Valencia, con responsabilidades sobre: Atención al Cliente, Facturación e Inventario, Planificación y Logistica de Cirugias, y Cobranzas. Supervisa: 1 chofer, 1 asistente administrativo en Valencia y un Coordinador Junior en la sucursal de Maracay
Detalle de las Responsabilidades:
Area Atención al Cliente:
- Supervisión de la Representante de Servicios y Atención al Cliente
. Cotizaciones
. Tramitación de estatus y confirmación de cartas avales con compañías de seguros e instituciones públicas
. Tramitación de los requisitos pre y post operatorios administrativos para introduccion de facturas al cobro
. Recepción de pagos de contado, elaboración de recibos de cobro y envío a Finanzas
. Atención telefónica y registro de llamadas en ¨call center¨
. Levantamiento de información para estadísticas e indicadores
Area de Facturación e Inventario:
- Responsable por el inventario asignado a la sucursal (mantenimiento del stock mínimo, solicitud de reposiciones, igualdad kardex vs fisico)
- Facturación (que incluye montar pedidos, pick list, confirmación e impresion de factura) Velar por el cumplimiento de las politicas internas y fiscales sobre facturación
- NC (tramitación de aprobación, emisión, distribución y envío a finanzas)
- Creación de códigos de cliente
- Tramitar la solicitud de compras especiales con las Gcias Involucradas para satisfacer necesidades especiales de clientes VIP
Area de Planificación Quirúrgica:
- Planificación de cirugías para separar cupo de instrumentales e instrumentista. Agendar dichas cirugías y hacer seguimiento de los estatus de avance.
- Interrelación con oficina de Maracay y Sucursal Principal sobre esta área
Logística de Cirugías
- Tiene que ver con la planificación quirúrgica, y comprende el planificar y coordinar los despachos desde Caracas y las sucursales Maracay y Valencia; de las cirugías planificadas, tales como (chofer, transporte, viaticos, instrumentista)
- Interrelación con la Gerencia de logistica en cuanto a los gastos de las instrumentistas, caja chica, asignaciones monetarias especiales, etc.
- Manejo y control de caja chica
- Manejo y control de los incentivos de las instrumentistas
Cobranza:
- Velar por el control, mantenimiento y retorno de las CXC de acuerdo por las políticas establecidas por la Gcia de Comercialización y la empresa
Por otra parte supervisa: 1 chofer, 1 asistente administrativo en Valencia y un Coordinador Junior en la sucursal de Maracay (dado que Maracay es una oficina que depende de Valencia y que solo atiende al publico ya que las operaciones de la zona centro se manejan por Valencia)
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